EcoVaids 평가대응 - 증빙문서 제출 전 체크리스트
왕장호
ESG 전문위원
에코바디스 평가와 증빙문서
에코바디스 평가는 기업의 지속 가능성 수준을 평가하여 공급망 관리 및 ESG 성과를 개선하기 위한 중요한 도구입니다. 에코바디스에서 증빙문서는 지속 가능성 관행과 성과를 명확히 입증하는 핵심 자료로, 평가 결과에 직접적인 영향을 미칩니다.
에코바디스 설문은 크게 세 가지로 구성됩니다.
- 현재 관행을 확인하는 객관식 질문
- 정성적 설명을 위한 텍스트 박스
- 증빙문서 파일 업로드
이 중 증빙문서 업로드는 평가에서 매우 중요한 부분으로, 정책, 실행, 보고를 입증하는 문서를 준비하는 것이 고득점의 핵심입니다. 적절한 증빙문서가 없으면 점수를 받을 수 없으므로, 설문지 각 항목에 적합한 문서를 준비하여 기업의 지속 가능성 노력을 철저히 입증해야 합니다. 특히, 최신 정보로 구성되고 관련성이 높은 문서를 제출할수록 더 높은 점수를 받을 가능성이 커집니다.
이 글에서는 증빙문서를 준비할 때 흔히 발생하는 실수와 이를 방지하기 위한 팁을 공유하며, 문서 유형별 예시와 제출 전 활용할 수 있는 체크리스트를 제공합니다. 이를 통해 효과적으로 에코바디스 평가에 대응할 수 있는 방법을 제시하고자 합니다.
증빙문서 준비에서 흔히 발생하는 공통 실수
- 업데이트 되지 않은 오래된 정책문서
- CEO의 승인을 받지 않은 정책문서
- 질문과 관련성이 낮은 증빙문서
- 구체적이지 않거나 불완전한 증빙문서
- 회사명과 회사로고, 날짜가 포함되지 않은 증빙문서
- 제 3자 인증의 경우 인증 기업명을 언급하지 않은 증빙문서
- 에코바디스가 검토하고 번역할 수 없는 이미지 기반의 PDF 증빙문서
증빙문서 준비 시 자주 발생하는 실수는 문서의 최신성, 관련성, 구체성, 형식 부족에서 비롯됩니다. 오래된 정책문서나 CEO 승인 없는 문서는 신뢰성을 떨어뜨리며, 질문과 관련 없는 자료나 일반적인 내용만 담긴 문서는 평가 점수에 부정적 영향을 미칩니다. 또한, 회사명, 로고, 발행 날짜가 누락되거나, 텍스트 복사가 불가능한 이미지 기반 PDF는 검토를 어렵게 만듭니다. 문서는 반드시 최신 상태로 업데이트하고, 질문과의 관련성을 명확히 하며, 공식적이고 구체적인 형식을 갖추어야 합니다.
증빙문서 잘 준비하는 방법
1. 정확하고 공식적인 문서 준비
회사 고유의 정책과 절차를 담은 문서를 작성하고, 모호하거나 일반적인 표현을 피해야 합니다.
모든 공식 정책 및 절차 문서에는 회사 로고를 포함해야 합니다.
2. 정기적인 정책 검토 및 업데이트
최소 2년에 한 번 정책을 재검토하여 최신 목표와 우선순위를 반영합니다. 정책에 검토 날짜, 담당자, 변경 사항 이력을 기록하는 검토 표를 첨부합니다. 또한 정책 및 행동의 효과성을 평가할 수 있는 검토 메커니즘을 설정합니다.
3. 리더십의 승인 확보
정책에 신뢰성과 권위를 부여하기 위해 최고 경영진, 특히 CEO의 승인을 받습니다.
4.정책의 경우 명확한 거버넌스 구조 정의
정책 시행을 담당하는 최고 직급의 책임자를 지정하고, 역할과 책임을 명확히 정의합니다.
5. 질문에 맞는 다양한 형태의 증빙문서 준비
정책, 절차, 인증, 이니셔티브, 교육 자료, 개선 계획, 모니터링/감사 결과, 지속 가능성 보고서 등 구체적이고 다양한 형태의 증빙문서를 준비하세요.
증빙문서의 유형별 예시
증빙문서를 효과적으로 준비하려면 다양한 유형의 문서를 적절히 활용하는 것이 중요합니다. 아래 표를 참고해주세요.
| 광범위한 용도의 문서 사례 | 정책 문서 사례 |
| • 지속가능성 보고서 • 지속가능성 부문의 내용이 있는 사업보고서 • CDP보고서 • 취업규칙 | • 윤리강령 / 임직원 행동강령 • 환경 정책 • 온실가스 감축 목표 및 상세 내용 • 임직원 건강 및 안전 정책 • 폐기물 관리 정책 |
| 활동 문서 사례 | 보고 문서 사례 |
| • 관리 시스템 인증서 (ISO 14001, ISO 45001) • 환경 마크 (에코 라벨) • 운영 절차 • 내부 교육 자료 • 장비 설치 기록 | • 공개된 KPI 보고서 • 온실가스 인벤토리 문서 • 내부 안전관리 시스템 출처의 산업재해 |
증빙문서 제출 전 체크리스트
증빙문서를 최종 제출하기 전 아래 체크리스트 활용해 점검해보세요. 위 글에서 언급한 내용보다 더 상세한 내용들을 포함했습니다.
| 체크 내용 | Yes | No |
|---|---|---|
| 제출 문서에 기업명과 로고가 포함되어 있습니까? | ||
| 문서의 발급일이 설문지 제출일 기준 1개월(권장: 3개월) 이내입니까? | ||
| 문서가 해당 유효기간 내에 있습니까? - 정책 문서: 8년 이내 - 활동 문서: 8년 이내 - 정량적 KPI 보고: 2년 이내 - 외부 감사 보고서: 2년 이내 - 인증서: 만료일 확인 (없을 경우 3년 이내) | ||
| 문서가 허용된 파일 형식입니까? (PDF, DOCX, XLSX, JPEG 등) | ||
| 문서 크기가 30MB를 초과하지 않습니까? | ||
| 문서가 암호화되거나 비밀번호로 보호되어 있지 않습니까? | ||
| 문서가 복사 붙여넣기 가능한 텍스트 형식입니까? | ||
| 제출 문서가 설문지 답변과 직접 관련이 있습니까? | ||
| 문서 내용이 완전하고 필요한 정보를 모두 포함하고 있습니까? | ||
| 여러 문서를 하나로 결합하지 않았습니까? | ||
| 문서가 에코바디스 설문지 응답용으로 급조된 것이 아닙니까? | ||
| 제 3자가 기업명을 언급하고 발행한 문서가 맞습니까? (교육수료증 등) | ||
| 문서가 기업의 지속 가능성 관행 및 성과를 명확히 보여주고 있습니까? |
기업의 에코바디스 사전 준비 필요
글로벌 바이어가 한국의 수출기업에게 에코바디스(EcoVadis) 평가 점수를 요구하는 사례가 늘어나고 있습니다. 하지만 많은 기업이 임박한 상황에서 급하게 대응하며 적절한 증빙 문서를 준비하지 못하는 경우가 많습니다. 내부 업무 프로세스를 미리 점검하고 정해진 기준에 맞게 운영되도록 준비할 필요가 있습니다. 증빙문서에서 부족한 부분을 오늘 제시해드린 체크리스트를 통해 미리 보완하면, 에코바디스 평가에서 더 나은 결과를 얻을 수 있을 것입니다.
구체적인 상담이 필요하시면 언제든지 연락 주시면, 귀사의 상황에 맞춰 적극적으로 지원하겠습니다. 감사합니다.